Dla niektórych sprzedawców obowiązek rejestrowania transakcji na kasie fiskalnej to niepotrzebne utrudnienie w prowadzeniu biznesu. Na szczęście – pod warunkiem spełnienia określonych kryteriów – taka ewidencja towarów nie jest obowiązkiem.
Sklepy internetowe mogą uniknąć konieczności zakupu kasy i ograniczyć się do wystawiania faktur dla klientów indywidualnych. Dowiedz się, co musisz zrobić, aby także Twoja działalność została objęta takim przywilejem!
Spis treści artykułu
Sprzedaż przez Internet a kasa fiskalna
Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej to przywilej dotyczący sklepów prowadzących wyłącznie sprzedaż wysyłkową. Takie firmy zamiast paragonów mogą wystawiać klientom indywidualnym faktury imienne. Ich asortymenty nie mogą jednak obejmować towarów, których sprzedaż wymaga ewidencji na kasie fiskalnej, a płatności muszą odbywać się bezgotówkowo.
Nie musisz więc kupować kasy fiskalnej, jeżeli spełniasz następujące 3 warunki:
- prowadzisz wyłącznie sprzedaż wysyłkową (za pośrednictwem usług kurierskich lub pocztowych, bez możliwości odbioru osobistego),
- handlujesz wyłącznie towarami, których sprzedaż nie wymaga rejestracji na kasie fiskalnej (przedmioty wyłączone z tej listy znajdziesz w dalszej części artykułu),
- otrzymujesz całość zapłaty na konto bankowe (nie przyjmujesz gotówki).
Sprzedaż stacjonarna a kasa fiskalna
Jak więc widzisz, z obowiązku posiadania kasy fiskalnej całkowicie zwolnieni mogą być wyłącznie niektórzy sprzedawcy internetowi. Warto jednak pamiętać, że czasami także sklepy stacjonarne bywają objęte tym przywilejem. W tym celu muszą ograniczyć swój obrót do 20 000 zł rocznie. Takie limity nie dotyczą oczywiście e-commerce’ów.
Kiedy musisz kupić kasę fiskalną?
Nawet jeśli zaczynasz prowadzić swoją działalność bez obowiązku posiadania kasy fiskalnej, możesz stracić prawo do tego zwolnienia w każdej chwili. Wystarczy, że rozegra się jeden z następujących scenariuszy:
- Udział produktów objętych nakazem ewidencjonowania przekroczy 20% całości obrotu Twojego sklepu.
- Umożliwisz klientom odbiór osobisty zakupionych towarów.
- Klient dokona płatności gotówkowej.
- Włączysz do asortymentu towar, którego sprzedaż wymaga wystawienia paragonu.
Jeśli zależy Ci na zwolnieniu z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, dokładnie zweryfikuj więc metody płatności oraz formy dostawy, jakie udostępniasz swoim klientom. Z poniższego fragmentu dowiesz się, które z nich najlepiej wybrać.
Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej – metody płatności i formy dostawy
Z perspektywy sprzedawcy chcącego uniknąć zakupu kasy fiskalnej najpewniejszą metodą płatności wydają się tradycyjne przelewy bankowe oraz szybkie przelewy wykonywane za pośrednictwem takich platform jak Pay-Pal. Warto przy tym dopilnować, aby klient zamieścił w tytule nazwę produktu, który zakupił.
Jeśli zdecydujesz się na niewystawianie paragonów, zobowiążesz się mianowicie do udostępnienia rachunku bankowego do dyspozycji Urzędu Skarbowego. Ten będzie miał prawo do analizy wyciągów z konta w razie jakichkolwiek wątpliwości dotyczących sprzedaży.
Zasada dotycząca płatności bezgotówkowych może automatycznie zniechęcić Cię do nadawania przesyłek pobraniowych. Niesłusznie! Nic nie stoi na przeszkodzie, aby korzystać z tej formy dostawy. W takim przypadku opłatę za zamówienie otrzymasz jednak od firmy kurierskiej, która następnie sama rozliczy się z adresatem. Ponownie – w tytule przelewu powinny znaleźć się informacje na temat tego, co dokładnie zostało sprzedane, komu i za ile.
Co trzeba rejestrować na kasie fiskalnej?
Jak wspominaliśmy wcześniej, nie każdy rodzaj towaru może zostać sprzedany bez rejestracji na kasie fiskalnej. Na podstawie Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 20 grudnia 2017 roku, ze zwolnienia wyłączone są:
- perfumy i wody toaletowe,
- nośniki danych cyfrowych i analogowych (zapisane oraz niezapisane),
- tytoń i alkohol,
- urządzenia fotograficzne (z wyjątkiem części i akcesoriów),
- sprzęt telekomunikacyjny i RTV (z wyjątkiem części oraz anten),
- przyczepy, naczepy i inne pojazdy bez napędu,
- silniki oraz nadwozia do pojazdów silnikowych,
- artykuły z metali szlachetnych,
- paliwa i gaz.
Warto być na bieżąco z dynamicznie zmieniającymi się przepisami. Pamiętaj, że produkty aktualnie wyłączone z obowiązku ewidencji mogą w każdej chwili trafić na powyższą listę.
Faktura zamiast paragonu
Jeśli spełniasz wszystkie warunki uprawniające Cię do prowadzenia sklepu internetowego bez kasy fiskalnej, możesz wystawiać swoim klientom faktury imienne. Działają one niemal tak samo jak w przypadku rozliczeń między firmami. Różnica polega przede wszystkim na tym, że na dokumentach dla osób fizycznych z oczywistych względów nie wpisuje się NIP-u. Co więcej, obowiązkowy nie jest również numer PESEL kupującego.
Fakturę możesz wysłać w formie papierowej razem z zamówieniem bądź drogą mailową. Wybrana metoda powinna zostać uwzględniona w regulaminie Twojego sklepu. Pamiętaj, że masz obowiązek wystawienia dowodu zakupu tylko wtedy, gdy poprosi Cię o to klient. Warto jednak robić to zawsze, automatycznie dołączając dokument do przesyłki.
Jeśli obawiasz się skomplikowanego procesu wystawiania faktur, możesz ułatwić sobie życie, sięgając po rozbudowaną platformę do obsługi sprzedaży online. Zaawansowane oprogramowanie, takie jak na przykład Sky-Shop, obejmuje bowiem praktyczny minisystem księgowy.
Pozwoli Ci on na konfigurację różnych typów dokumentów zgodnie z danymi klientów i innymi podstawowymi kryteriami. Podobnie jak cała platforma, narzędzie to odznacza się wysoką wydajnością i intuicyjną obsługą.
👉 Poznaj inne zalety platformy Sky-Shop.
Podsumowanie
Właściwie każdy początkujący sprzedawca może otworzyć sklep internetowy bez konieczności zakupu kasy fiskalnej i drukowania paragonów. Wystarczy dobrze zastanowić się nad wyborem asortymentu, metod płatności oraz form dostawy.
Wspomagając się oprogramowaniem dla e-commerce, jak Sky-Shop, z łatwością poradzisz sobie z wystawianiem faktur i bieżącą obsługą sprzedaży! Chcesz dowiedzieć się więcej na temat oprogramowania? Weź udział w bezpłatnych konsultacjach!
