Sprzedaż przez Internet a kasa fiskalna – poradnik

Sprzedaż przez Internet wiąże się z wieloma korzyściami, ale także z koniecznością spełnienia określonych wymogów prawnych. Jednym z najważniejszych aspektów jest kwestia rejestracji transakcji na kasie fiskalnej. Czy zawsze musisz posiadać kasę fiskalną, prowadząc sklep internetowy? Odpowiedź może Cię zaskoczyć!

Wielu sprzedawców internetowych obawia się obowiązku rejestrowania każdej transakcji na kasie fiskalnej, widząc w tym dodatkowe komplikacje i koszty. Na szczęście polskie prawo przewiduje pewne wyjątki, które mogą pozwolić na uniknięcie tego obowiązku, pod warunkiem spełnienia określonych kryteriów. Kluczowym elementem jest dokładne monitorowanie asortymentu, form dostawy oraz metod płatności.

W niniejszym artykule przeanalizujemy, kiedy i dlaczego konieczna jest kasa fiskalna, jakie towary muszą być ewidencjonowane, a także jakie strategie mogą pomóc w utrzymaniu zwolnienia z tego obowiązku. Dowiedz się, jak prowadzić swoją działalność efektywnie i zgodnie z przepisami, unikając zbędnych wydatków na zakup i obsługę kasy fiskalnej. Dzięki temu poradnikowi dowiesz się, jakie kroki podjąć, aby Twoja działalność mogła korzystać z tego przywileju, minimalizując jednocześnie ryzyko naruszenia przepisów.

Kiedy musisz kupić kasę fiskalną?

Zastanawiasz się, kiedy konieczne jest posiadanie kasy fiskalnej? Nawet jeśli zaczynasz prowadzić działalność gospodarczą bez obowiązku posiadania kasy fiskalnej, możesz w każdej chwili utracić prawo do tego zwolnienia. Oto kilka scenariuszy, które mogą to spowodować:

• Przekroczenie 20% udziału produktów objętych nakazem ewidencjonowania w całkowitym obrocie sklepu – jeśli produkty, które podlegają obowiązkowi rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej, stanowią więcej niż 20% Twojego całkowitego obrotu, jesteś zobowiązany do zakupu kasy fiskalnej.
• Umożliwienie klientom odbioru osobistego zakupionych towarów – jeśli oferujesz swoim klientom opcję odbioru osobistego zakupionych towarów, musisz mieć kasę fiskalną, aby wystawić paragon podczas odbioru.
• Płatności gotówkowe – dokonywanie sprzedaży, za którą płatność jest realizowana gotówką, również obliguje do posiadania kasy fiskalnej. Nawet jedna transakcja gotówkowa może spowodować konieczność rejestrowania sprzedaży.
• Sprzedaż towarów wymagających wystawienia paragonu – dodanie do asortymentu towarów, których sprzedaż wymaga wystawienia paragonu fiskalnego, automatycznie zobowiązuje Cię do posiadania kasy fiskalnej.

Aby uniknąć konieczności posiadania kasy fiskalnej, musisz starannie monitorować i kontrolować metody płatności oraz formy dostawy, które udostępniasz swoim klientom. W poniższym fragmencie dowiesz się, jakie metody i formy są najbardziej korzystne, aby zachować zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Dzięki temu będziesz mógł świadomie zarządzać swoją działalnością i unikać nieprzewidzianych kosztów związanych z zakupem i obsługą kasy fiskalnej.

Przeczytaj również: Jak prowadzić księgowość w dropshippingu? Poradnik dla początkujących

Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej – metody płatności i formy dostawy

Wybór odpowiednich metod płatności i form dostawy może znacząco wpłynąć na Twoją zdolność do utrzymania zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Staranne monitorowanie i dokumentowanie każdej transakcji, transparentność w prowadzeniu rachunków oraz stosowanie płatności bezgotówkowych to kluczowe elementy, które pozwolą Ci prowadzić działalność zgodnie z przepisami i uniknąć niepotrzebnych komplikacji prawnych.

Z perspektywy sprzedawcy, który chce uniknąć zakupu kasy fiskalnej, najpewniejszą metodą płatności wydają się tradycyjne przelewy bankowe oraz szybkie przelewy wykonywane za pośrednictwem takich platform jak PayPal. Te metody płatności pozwalają na pełną kontrolę nad przepływem środków oraz łatwe śledzenie każdej transakcji. Ważne jest, aby klient zawsze zamieszczał w tytule przelewu nazwę produktu, który zakupił, co umożliwi dokładne udokumentowanie sprzedaży i łatwe jej przyporządkowanie w razie kontroli.

Decydując się na niewystawianie paragonów, zobowiązujesz się do udostępnienia rachunku bankowego do dyspozycji Urzędu Skarbowego. Urząd ten ma prawo do analizy wyciągów z konta w przypadku jakichkolwiek wątpliwości dotyczących sprzedaży. Dlatego tak ważne jest, aby wszystkie transakcje były przejrzyste i dobrze udokumentowane. Transparentność i dokładność w prowadzeniu rachunków mogą uchronić Cię przed nieprzyjemnymi konsekwencjami prawnymi.

Zasada dotycząca płatności bezgotówkowych może automatycznie zniechęcić Cię do nadawania przesyłek pobraniowych. Niesłusznie! Nic nie stoi na przeszkodzie, aby korzystać z tej formy dostawy. W takim przypadku opłatę za zamówienie otrzymasz jednak od firmy kurierskiej, która następnie sama rozliczy się z adresatem. To rozwiązanie jest wygodne zarówno dla sprzedawcy, jak i dla klienta, ponieważ eliminuje konieczność posiadania gotówki przy odbiorze. Ważne jest jednak, aby w tytule przelewu znalazły się informacje na temat tego, co dokładnie zostało sprzedane, komu i za ile. Dokładne opisy w tytule przelewu ułatwiają identyfikację transakcji i są kluczowe w przypadku ewentualnych kontroli.

Oprócz powyższych metod warto również rozważyć inne formy płatności bezgotówkowych, takie jak: karty płatnicze, BLIK, czy portfele elektroniczne (np. Google Pay, Apple Pay). Te nowoczesne metody płatności zyskują na popularności i mogą przyciągnąć klientów preferujących szybkie i wygodne transakcje. Kluczowe jest jednak, aby każda transakcja była dokładnie udokumentowana i zapisywana w sposób umożliwiający łatwą weryfikację.

Co trzeba rejestrować na kasie fiskalnej?

Jak wspominaliśmy wcześniej, nie każdy rodzaj towaru może być sprzedawany bez rejestracji na kasie fiskalnej. Na podstawie Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 20 grudnia 2017 roku, istnieje określona lista towarów, które muszą być ewidencjonowane przy użyciu kasy fiskalnej, niezależnie od obrotu.

Ze zwolnienia z posiadania kasy fiskalnej wyłączone są w szczególności:

• Perfumy i wody toaletowe – każda sprzedaż tych produktów musi być rejestrowana na kasie fiskalnej bez względu na wartość transakcji.
• Nośniki danych cyfrowych i analogowych – obejmuje to zarówno nośniki zapisane, jak i niezapisane. Dotyczy to na przykład: płyt CD, DVD, kaset magnetofonowych, a także pamięci USB.
• Tytoń i alkohol – wszystkie produkty zawierające tytoń oraz napoje alkoholowe muszą być ewidencjonowane. Dotyczy to zarówno papierosów, cygar, jak i wina, piwa oraz mocniejszych trunków.
• Urządzenia fotograficzne – obowiązek rejestracji dotyczy aparatów fotograficznych, kamer i innych podobnych urządzeń, z wyjątkiem ich części i akcesoriów.
• Sprzęt telekomunikacyjny i RTV – obejmuje to: telewizory, radia, telefony komórkowe i inne urządzenia tego typu. Części do tych urządzeń oraz anteny są wyłączone z tego obowiązku.
• Przyczepy, naczepy i inne pojazdy bez napędu – sprzedaż przyczep, naczep oraz innych pojazdów bez własnego napędu również musi być rejestrowana na kasie fiskalnej.
• Silniki oraz nadwozia do pojazdów silnikowych – dotyczy to zarówno silników, jak i nadwozi, które są sprzedawane oddzielnie od pojazdu.
• Artykuły z metali szlachetnych – obejmuje to: biżuterię, monety oraz inne przedmioty wykonane z metali szlachetnych, takich jak: złoto, srebro, platyna.
• Paliwa i gaz – sprzedaż wszelkiego rodzaju paliw oraz gazów musi być rejestrowana na kasie fiskalnej, niezależnie od tego, czy są one sprzedawane na stacji paliw, czy w innym miejscu.

Warto zaznaczyć, że przepisy dotyczące obowiązku posiadania kasy fiskalnej są dynamiczne i mogą się zmieniać. Dlatego istotne jest, aby być na bieżąco z aktualnymi regulacjami prawnymi. Produkty, które obecnie są wyłączone z obowiązku ewidencji, mogą w przyszłości zostać objęte tym obowiązkiem. Regularne monitorowanie zmian w przepisach pozwala uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek i potencjalnych sankcji ze strony organów kontrolnych.

Faktura zamiast paragonu

Jeśli spełniasz wszystkie warunki uprawniające Cię do prowadzenia sklepu internetowego bez kasy fiskalnej, możesz wystawiać swoim klientom faktury imienne. Działają one niemal tak samo, jak w przypadku rozliczeń między firmami. Różnica polega przede wszystkim na tym, że na dokumentach dla osób fizycznych z oczywistych względów nie wpisuje się NIP-u. Co więcej, obowiązkowy nie jest również numer PESEL kupującego.

Fakturę możesz wysłać w formie papierowej razem z zamówieniem, bądź drogą mailową. Wybrana metoda powinna zostać uwzględniona w regulaminie Twojego sklepu. Pamiętaj, że masz obowiązek wystawienia dowodu zakupu tylko wtedy, gdy poprosi Cię o to klient. Warto jednak robić to zawsze, automatycznie dołączając dokument do przesyłki.

Jeśli obawiasz się skomplikowanego procesu wystawiania faktur, możesz ułatwić sobie życie, sięgając po rozbudowaną platformę do obsługi sprzedaży online. Zaawansowane oprogramowanie, takie jak na przykład Sky-Shop, obejmuje bowiem praktyczny minisystem księgowy.

Pozwoli Ci on na konfigurację różnych typów dokumentów zgodnie z danymi klientów i innymi podstawowymi kryteriami. Podobnie jak cała platforma, narzędzie to odznacza się wysoką wydajnością i intuicyjną obsługą.

Poznaj inne zalety platformy Sky-Shop.

Sprzedaż przez Internet a kasa fiskalna

Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej to przywilej dotyczący sklepów prowadzących wyłącznie sprzedaż wysyłkową. Takie firmy zamiast paragonów mogą wystawiać klientom indywidualnym faktury imienne. Ich asortymenty nie mogą jednak obejmować towarów, których sprzedaż wymaga ewidencji na kasie fiskalnej, a płatności muszą odbywać się bezgotówkowo.

Nie musisz więc kupować kasy fiskalnej, jeżeli spełniasz następujące 3 warunki:

• prowadzisz wyłącznie sprzedaż wysyłkową (za pośrednictwem usług kurierskich lub pocztowych, bez możliwości odbioru osobistego),
• handlujesz wyłącznie towarami, których sprzedaż nie wymaga rejestracji na kasie fiskalnej (przedmioty wyłączone z tej listy znajdziesz w dalszej części artykułu),
• otrzymujesz całość zapłaty na konto bankowe (nie przyjmujesz gotówki).

Sprzedaż stacjonarna a kasa fiskalna

Jak więc widzisz, z obowiązku posiadania kasy fiskalnej całkowicie zwolnieni mogą być wyłącznie niektórzy sprzedawcy internetowi. Warto jednak pamiętać, że czasami także sklepy stacjonarne bywają objęte tym przywilejem. W tym celu muszą ograniczyć swój obrót do 20 000 zł rocznie. Takie limity nie dotyczą oczywiście e-commerce’ów.

Podsumowanie

Właściwie każdy początkujący sprzedawca może otworzyć sklep internetowy bez konieczności zakupu kasy fiskalnej i drukowania paragonów. Wystarczy dobrze zastanowić się nad wyborem asortymentu, metod płatności oraz form dostawy.

Prowadzenie sprzedaży przez Internet bez konieczności stosowania kas fiskalnych online może być korzystne dla wielu sprzedawców. Dzięki odpowiedniemu monitorowaniu metod płatności, form dostawy oraz asortymentu, przedsiębiorca może skorzystać z przywileju zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Jednakże, jeśli konieczne stanie się rejestrowanie sprzedaży, warto rozważyć zakup kasy online lub drukarki fiskalnej online.

Podatnik, który musi spełniać obowiązek ewidencjonowania sprzedaży, może skorzystać z nowoczesnych rozwiązań, takich jak kasy i drukarki fiskalne online, które ułatwiają prowadzenie działalności i spełnianie wymogów prawnych. Doradztwo w zakresie wyboru odpowiednich urządzeń oraz stosowania kas fiskalnych online może być nieocenione, szczególnie dla początkujących przedsiębiorców.

Kupując kasę online, warto zwrócić uwagę na dostępne funkcje oraz możliwość integracji z systemami sprzedaży, co może znacznie usprawnić proces obsługi klientów. Kasy rejestrujące online oraz drukarki fiskalne online stanowią nowoczesne narzędzia, które mogą pomóc przedsiębiorcom w efektywnym zarządzaniu sprzedażą i prowadzeniu działalności zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Wspomagając się  oprogramowaniem dla e-commerce, jak Sky-Shop, z łatwością poradzisz sobie z wystawianiem faktur i bieżącą obsługą sprzedaży! Chcesz dowiedzieć się więcej na temat oprogramowania? Weź udział w bezpłatnych konsultacjach!