Księgowość sklepu internetowego to jeden z nieodłącznych aspektów prowadzenia sprzedaży w sieci. Obejmuje między innymi wystawianie faktur klientom, rozliczanie się z kontrahentami oraz dostarczanie okresowych deklaracji do Urzędu Skarbowego.
Jako właściciel e-commerce’u możesz zajmować się tymi obowiązkami samodzielnie bądź zlecić je zewnętrznej firmie księgowej. Poznaj różne dostępne rozwiązania i dowiedz się, które najlepiej wybrać!
Spis treści artykułu:
Księgowość w sklepie internetowym – dostępne formy rozliczenia
Rodzaj księgowości online w sklepie internetowym jest ściśle związany z formą prawną prowadzonej firmy. Sprzedawcy internetowi najczęściej decydują się na jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.
W pierwszym przypadku przedsiębiorca może prowadzić księgowość uproszczoną, która przyjmuje postać Księgi Przychodów i Rozchodów lub podstawowej ewidencji przychodów na ryczałcie. W drugim – sprzedawca zobowiązany jest do prowadzenia pełnej księgowości, czyli ksiąg rachunkowych. Takie zadanie – ze względu na swoją złożoność – niemal zawsze powierzane jest profesjonalnym biurom rachunkowym.
W naszym poradniku więcej miejsca poświęcimy zatem księgowości uproszczonej, którą każdy właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej może prowadzić samodzielnie.
Księga Przychodów i Rozchodów w sklepie internetowym
Księgowość uproszczona w formie Księgi Przychodów i Rozchodów obowiązuje wszystkie jednoosobowe działalności gospodarcze, które rozliczają się na zasadach ogólnych (17% lub 32%) bądź korzystają z podatku liniowego (19%). Ewidencja taka obejmuje:
- przychód ze sprzedaży,
- koszty uzyskania przychodu.
O ile ta pierwsza wartość powinna być dla wszystkich zrozumiała, druga niejednokrotnie budzi wątpliwości przedsiębiorców. Wszystko dlatego, że to właśnie koszty obniżają podstawę podatku. Najprościej rzecz ujmując, im ta kwota wyższa, tym niższą zaliczkę odprowadzisz do Urzędu Skarbowego. Pamiętaj, że koszty uzyskania przychodu to wyłącznie wydatki bezpośrednio związane z działalnością Twojej firmy, a więc na przykład zakup produktów do sklepu czy abonament oprogramowania sklepowego.
Księga Przychodów i Rozchodów powinna zostać założona w dniu rozpoczęcia działalności. Można prowadzić ją zarówno w wersji cyfrowej, jak i tradycyjnej. Najwygodniejszy okaże się zwykły arkusz kalkulacyjny, choć warto sięgnąć także po narzędzia dostępne online. Powinny one:
- dawać natychmiastowy dostęp do danych,
- zapewniać możliwość wydruku Księgi Przychodów i Rozchodów zgodnie z kolejnością ewidencji,
- posiadać instrukcję obsługi,
- przechowywać dane na nośniku chroniącym je przed zniszczeniem, zniekształceniem lub dostępem osób nieuprawnionych.
Prowadząc ewidencję na własną rękę, możesz samodzielnie wyliczać wysokość składek i zaliczek, które należy odprowadzać do urzędów. Jeżeli jednak chcesz mieć pewność, że księgujesz swoje koszty zgodnie z prawem, zawsze możesz skorzystać z pomocy biura rachunkowego.
Ewidencja przychodów na ryczałcie
Niektórzy sprzedawcy internetowi decydują się na opodatkowanie ryczałtem. Dla e-commerce’ów stawka wynosi zaledwie 3%. Dlaczego więc ta forma nie cieszy się wśród właścicieli sklepów online taką popularnością jak zasady ogólne czy podatek liniowy? Wszystko za sprawą podstawy opodatkowania, która w przypadku ryczałtu tożsama jest nie z dochodem, a z przychodem. Oznacza to, że nie możesz wykorzystać poniesionych kosztów do obniżenia zaliczki odprowadzanej do Urzędu Skarbowego.
Na taką formę opodatkowania decydują się więc przede wszystkim osoby handlujące produktami, których koszt pozyskania jest niski lub zerowy. Znajdą się wśród nich sprzedawcy rękodzieła czy materiałów cyfrowych.
Rozliczając się według ryczałtu, możesz prowadzić uproszczoną księgowość, do której wystarczy Ci podstawowy arkusz kalkulacyjny. Cała praca sprowadzi się tak naprawdę do spisywania przychodów z każdego miesiąca. Na tej podstawie z łatwością samodzielnie wyliczysz sobie zarówno wysokość składki ZUS, jak i zaliczkę na podatek dochodowy. Zatrudnianie biura rachunkowego w tym celu byłoby jedynie niepotrzebną stratą pieniędzy.
Księgowość online jako funkcja oprogramowania e-commerce
Jeśli chcesz samodzielnie rozliczać swój sklep internetowy, przyda Ci się oprogramowanie e-commerce wyposażone w we wbudowany system księgowy. Przykład takiej platformy stanowi Sky-Shop, który pozwoli Ci nie tylko stworzyć funkcjonalną witrynę i zarządzać zamówieniami z różnych kanałów sprzedaży, ale także przeprowadzać niezbędne operacje rozliczeniowe. W kilku kliknięciach wystawisz w ten sposób:
- faktury VAT,
- rachunki bez VAT,
- rachunki na osobę fizyczną,
- korekty faktur,
- paragony (dzięki połączeniu z aplikacją Sky-Shop Printer).
O wygodzie minisystemu księgowego świadczą choćby takie udogodnienia jak automatyczna wysyłka faktury do klienta po jej wystawieniu czy personalizacja wyglądu dokumentów. Możesz także liczyć na łatwą edycję numeracji rachunków i konfigurację faktur pro-forma.
👉 Poznaj więcej zalet Sky-Shop.
Księgowość internetowa dla wymagających
Prowadzenie księgowości sklepu internetowego w systemie wbudowanym w platformę e-commerce to idealne rozwiązanie dla większości sprzedawców. Jeżeli jednak liczba dokumentów w Twojej firmie rośnie, konieczne może okazać się skorzystanie z zaawansowanego oprogramowania zewnętrznego.
Serwisy specjalizujące się w księgowości internetowej udostępniają swoim klientom różne pakiety – od prostych i niedrogich programów do wystawiania faktur, po profesjonalną współpracę z dedykowanymi księgowymi.
Integracje sklepu z takimi systemami pozwalają między innymi:
- sprawnie generować Jednolite Pliki Kontrolne,
- redukować koszty prowadzenia księgowości,
- realizować wszystkie procesy księgowe przez Internet.
Jeszcze bardziej zaawansowanym rozwiązaniem dla sklepu online jest magazynowo-księgowy system ERP. To oprogramowanie oparte na jednej bazie danych, umożliwiające ujednolicenie i automatyzację różnych procesów przeprowadzanych w firmie. Dostępne w takim narzędziu funkcje obejmują między innymi zarządzanie:
- magazynem,
- relacjami z klientami,
- produkcją,
- kadrami,
- księgowością.
Podczas gdy systemy ERP przeznaczone są dla sklepów z autorskim asortymentem bądź własnymi magazynami, sprzedawcom działającym w dropshippingu w zupełności wystarczy prosta księgowość internetowa.
Sklep internetowy – księgowość nie musi być trudna!
W sieci znajdziesz wiele różnych narzędzi pozwalających na prowadzenie księgowości sklepu internetowego. Do dyspozycji masz zarówno proste narzędzia wbudowane w oprogramowanie e-commerce, jak i integracje z zaawansowanymi serwisami rachunkowymi, a nawet profesjonalne systemy ERP. Wybierając idealne rozwiązanie dla siebie, kieruj się modelem logistycznym swojego sklepu oraz liczbą dokumentów, jakie przetwarzasz w firmie.
